Введение
Процедура согласования документа — один из наименее заметных, но при этом наиболее ответственных этапов его подготовки. Именно на этом этапе руководитель или специалист, чья компетенция затрагивается содержанием проекта, высказывает позицию: согласен, не согласен, согласен с оговорками. Фиксируется эта позиция через реквизит, который называется визой. На первый взгляд речь идет о формальности — подписи да дате. На практике же от того, насколько корректно оформлена виза, нередко зависит юридическая состоятельность всего документа, а в спорных ситуациях — и возможность доказать, кто именно одобрил то или иное решение.
Актуальность темы определяется несколькими обстоятельствами. Во-первых, вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменило ряд правил работы с реквизитами организационно-распорядительной документации, и виза не стала исключением [2]. Во-вторых, переход значительной части государственных и коммерческих структур на системы электронного документооборота поставил вопрос о том, как традиционный реквизит, рассчитанный на бумажный носитель, трансформируется в цифровой среде. Храмцовская [13] прямо указывает на тенденцию вытеснения бумажных документов базами данных, и виза, построенная изначально на собственноручной подписи, оказывается одним из реквизитов, испытывающих наибольшее давление этой тенденции. В-третьих, практика делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, закрепленная постановлением Правительства РФ № 477 [1], и практика коммерческих организаций расходятся в деталях применения визы, что создает методологическую путаницу у специалистов, переходящих из одного сектора в другой.
Нельзя не заметить и чисто практический аспект: ошибки в оформлении визы — едва ли не самый частый повод для возврата проекта документа на доработку в службах делопроизводства. Бобылева [9] отмечает, что значительная доля временных потерь в документообороте приходится именно на этап согласования, причем далеко не всегда по содержательным причинам — часто дело в неверном расположении реквизита или отсутствии расшифровки подписи.
Целью работы является систематизация представлений о визе как реквизите документа, о правилах ее оформления и о специфике применения в бумажном и электронном документообороте.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
- раскрыть понятие визирования и определить его роль в управленческом процессе;
- изучить правовые требования к оформлению визы, закрепленные национальными стандартами и нормативными актами;
- рассмотреть состав реквизита «виза» и правила его расположения на документе;
- выявить специфику внутреннего и внешнего согласования в делопроизводстве;
- проанализировать особенности применения электронных виз в автоматизированных системах.
Объектом рассмотрения выступает процесс документационного обеспечения управления, предметом — реквизит «виза» как элемент этого процесса. Методологическую базу составили нормативные правовые акты Российской Федерации, национальные стандарты в области делопроизводства, а также учебная и научная литература по документоведению — работы Быковой, Кузнецовой и Санкиной [5], Ларина [6], Янковой [7, 8] и ряда других авторов, занимающихся вопросами документационного обеспечения управления.
Структура реферата отражает логику поставленных задач: от понятийного аппарата — к правовым требованиям, от состава реквизита — к различию видов согласования, и завершается рассмотрением электронной формы визы, которая на сегодняшний день остается, пожалуй, наиболее динамично развивающейся областью применения этого реквизита.
- Понятие визирования и его роль в управленческом процессе
Виза, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, определяется как реквизит, который фиксирует согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа [3]. Формулировка лаконична, но за ней скрывается довольно объемный управленческий механизм: прежде чем документ приобретет юридическую силу и будет подписан, он должен пройти через цепочку специалистов, каждый из которых отвечает за свой участок — финансовый, правовой, кадровый, технический. Виза — это след, который оставляет каждый такой специалист, и след этот впоследствии можно проверить.
Чем объясняется выделение визирования в самостоятельную процедуру, видно из структуры подготовки проекта документа. Исполнитель, составивший текст, обладает компетенцией в своей узкой области, но не способен учесть все последствия принимаемого решения. Юридическая служба оценивает документ с точки зрения соответствия законодательству, финансовая — с точки зрения бюджетных последствий, кадровая — применительно к трудовым отношениям. Быкова, Кузнецова и Санкина подчеркивают, что согласование — это распределенная экспертиза, позволяющая снизить риск принятия необдуманного решения еще на этапе проекта [5, с. 118]. Виза в этой конструкции выступает единицей фиксации пройденной экспертизы: без нее невозможно установить, кто именно проверял документ и когда.
Роль визы в управленческом процессе неоднородна и зависит от вида документа. Применительно к приказу по основной деятельности визирование обычно затрагивает нескольких должностных лиц: разработчика проекта, руководителя профильного подразделения, юриста, иногда — главного бухгалтера. Применительно к служебной записке круг согласующих значительно у́же, порой огра
…
