Документационное обеспечение управления и архивоведение

Содержание

Введение

Глава 1. Прохождение производственной практики в компании Мвидео

1.1. Описание компании мвидео

1.2. Изучение правовых (учредительных) и распорядительных документов компании Мвидео с целью сбора информации для исторической справки к архивной описи, определения границ архивного фонда организации.

1.3. Участие в комплектовании архива Мвидео делами (документами) постоянного и долговременного хранения.

1.4. Изучение архивных документов Мвидео с целью исключения дублетности информации, проверки физического состояния дел (полистный просмотр дел)

1.5. Систематизация документов в соответствии с выбранной организацией схемой.

1.6. Участие в проведении экспертизы ценности документов организации на основании научных критериев их ценности и нормативных документов: перечней и номенклатур.

1.7. Определение сроков хранения документов и дел

1.8. Оформление карточек-заместителей дела

1.9. Применение схемы размещения средств хранения архивных документов организации при приёме дел (документов) на хранение

1.10. Оформление топографических указателей в архивохранилище организации

1.11. Оформление ярлыков на первичные средства хранения.

1.12. Размещение пополнения архивного фонда.

1.13. Оформление учётных документов поступления и выбытия дел.

1.14. Оформление документации по учёту фонда пользователя, фото-, аудиовизуальных документов, электронных документов.

1.15. Оформление учётных форм архива компании Мвидео

1.16. Проверка наличия и состояния архивных документов компании Мвидео

1.17. Выявление документов с повреждениями материальных носителей.

1.18. Организация розыска необнаруженных дел.

1.19. Оформление документации по результатам проверки

1.20. Работа по созданию справочно-поисковых средств архива организации, в том числе с применением информационных технологий.

1.21. Участие в формировании основных и вспомогательных архивных справочников, в том числе с использованием автоматизированных систем.

1.22. Составление архивной описи дел постоянного хранения.

1.23. Оформление описи дел по личному составу.

1.24. Оформление описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения.

1.25. Поиск информации по запросу пользователя, в том числе с использованием автоматизированных систем.

1.26. Исполнение запросов по поиску архивных дел (документов) организации, в том числе с использованием информационных технологий.

Заключение

Список использованной литературы

ОТЧЕТ ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ

Специальность: Документационное обеспечение управления и архивоведение

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность прохождения производственной практики в области архивоведения обусловлена необходимостью формирования профессиональных компетенций, позволяющих специалисту эффективно осуществлять документационное обеспечение управления и организовывать архивное хранение документов в современных условиях цифровизации и трансформации делопроизводственных процессов. Практическая подготовка является неотъемлемым компонентом образовательного процесса, обеспечивающим интеграцию теоретических знаний с реальными условиями профессиональной деятельности в коммерческих организациях.

Современные организации сталкиваются с возрастающими объемами документооборота, что требует от специалистов архивного дела глубокого понимания нормативно-методической базы, владения практическими навыками систематизации, экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов различных категорий. Прохождение практики в крупной розничной сети, такой как «Мвидео», предоставляет уникальную возможность изучить специфику организации архивного дела в компании с разветвленной филиальной сетью и интенсивным документопотоком. Современное состояние архивного дела характеризуется переходом к гибридным системам хранения, сочетающим традиционные бумажные носители с электронными документами, что требует освоения новых подходов к комплектованию, учету и использованию архивных фондов.

Целью производственной практики является приобретение практических навыков по организации и ведению архивного дела в коммерческой организации, закрепление теоретических знаний в области документационного обеспечения управления и архивоведения.

Для достижения поставленной цели определены следующие задачи:

• изучить организационную структуру и документационную деятельность компании «Мвидео»;
• освоить практические навыки комплектования, систематизации и хранения архивных документов;
• приобрести опыт проведения экспертизы ценности документов и оформления учетной документации архива;
• овладеть методикой создания справочно-поисковых средств и исполнения запросов пользователей.

Объектом практики выступает архив компании «Мвидео» как структурное подразделение, обеспечивающее хранение, учет и использование документов организации. Предметом практики является система организации архивного дела в коммерческой организации, включающая процессы комплектования, обработки, хранения, учета и использования архивных документов.

Методологическую основу практики составили нормативно-правовые акты Российской Федерации в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, методические рекомендации Росархива, корпоративные стандарты компании «Мвидео». В процессе практики применялись методы наблюдения, анализа документов, систематизации, сравнительного исследования, а также практические методы архивной обработки документов.

Практическая значимость прохождения практики заключается в формировании профессиональных компетенций, необходимых для самостоятельной работы в качестве специалиста архива, документоведа или специалиста по документационному обеспечению управления в организациях различных форм собственности.

Структура отчета по практике состоит из введения, одной главы, содержащей двадцать шесть параграфов, заключения и списка использованной литературы. Во введении обоснована актуальность практики, определены цели, задачи, объект и предмет. В первой главе последовательно раскрыты все этапы прохождения производственной практики в компании «Мвидео», включая описание организации, изучение нормативной базы, участие в комплектовании архива, проведение экспертизы ценности документов, систематизацию и размещение документов, ведение учетной документации, проверку наличия и состояния дел, создание справочно-поисковых средств и исполнение запросов пользователей. В заключении подведены итоги практики и сформулированы основные выводы.

ГЛАВА 1. ПРОХОЖДЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ В КОМПАНИИ МВИДЕО

1.1. Описание компании Мвидео

Компания «Мвидео» представляет собой одну из крупнейших розничных сетей России, специализирующихся на продаже электроники и бытовой техники. Организация была основана в 1993 году и на протяжении более трех десятилетий демонстрирует устойчивое развитие, расширяя географию присутствия и ассортиментную линейку. В настоящее время сеть насчитывает более пятисот магазинов в различных регионах Российской Федерации, что обусловливает высокую интенсивность документооборота и необходимость создания эффективной системы управления документами.

Организационная структура компании «Мвидео» характеризуется иерархической моделью управления с централизованным головным офисом, расположенным в Москве, и территориально распределенными филиалами. Центральный аппарат управления включает исполнительные органы, функциональные департаменты и службы, обеспечивающие финансово-экономическую, логистическую, маркетинговую и кадровую деятельность. Отдельное место в структуре занимает служба документационного обеспечения управления и архив, функционирующий в соответствии с требованиями законодательства и внутренними нормативными актами организации [3, c. 45].

Основные виды деятельности компании охватывают розничную торговлю электроникой, бытовой техникой, цифровыми устройствами и сопутствующими товарами, а также предоставление услуг по доставке, установке и сервисному обслуживанию. Многопрофильный характер деятельности и масштабы бизнес-процессов формируют значительный массив документации различных категорий:

• организационно-распорядительные документы, регламентирующие управленческую деятельность;
• договорная документация с поставщиками, контрагентами и клиентами;
• финансовая и бухгалтерская отчетность;
• кадровая документация по личному составу;
• документация по основной деятельности, включая товарно-сопроводительные документы [7, c. 112].

Документационное обеспечение управления в компании «Мвидео» организовано в соответствии с

…